VAT w Niemczech dla polskich firm – budownictwo, transport i sprzedaż w UE

Sprzedajesz towary lub świadczysz usługi konsumentom z innych państw Unii Europejskiej? W takim przypadku możesz mieć obowiązek naliczania podatku VAT według stawki obowiązującej w kraju klienta.

Procedura VAT OSS, czyli One Stop Shop, pozwala rozliczyć podatek należny w kilku państwach UE za pośrednictwem jednej administracji podatkowej. Dzięki temu przedsiębiorca może uniknąć osobnej rejestracji VAT w każdym kraju, w którym znajdują się jego klienci — pod warunkiem że dana sprzedaż jest objęta procedurą OSS.

Co to jest VAT OSS?

VAT OSS to unijna procedura przeznaczona dla przedsiębiorców prowadzących określoną sprzedaż towarów lub usług na rzecz konsumentów w innych państwach Unii Europejskiej.

Przedsiębiorca zarejestrowany w Polsce może:

• złożyć jedno zgłoszenie rejestracyjne do OSS,
• składać jedną kwartalną deklarację obejmującą sprzedaż w różnych państwach UE,
• wpłacić łączną kwotę zagranicznego VAT w euro,
• rozliczać VAT według stawek obowiązujących w krajach konsumentów.

Polski urząd skarbowy przekazuje następnie odpowiednie kwoty podatku do poszczególnych państw członkowskich.

OSS nie jest odrębnym podatkiem ani zwolnieniem z VAT. Jest to uproszczony sposób rozliczania podatku należnego w innych państwach Unii Europejskiej.

WSTO – sprzedaż towarów konsumentom w UE

Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość, w skrócie WSTO, występuje, gdy:

• towar jest wysyłany lub transportowany z jednego państwa UE do innego państwa UE,
• nabywcą jest konsument albo inny podmiot, który nie rozlicza wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
• sprzedawca bezpośrednio lub pośrednio uczestniczy w organizacji wysyłki albo transportu.

Przykładem WSTO jest sprzedaż towaru przez polski sklep internetowy osobie prywatnej mieszkającej w Niemczech, Francji lub Austrii.

Pojęcie WSTO zastąpiło stosowane wcześniej określenie „sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju”. W praktyce nadal często używa się nazwy sprzedaż wysyłkowa, jednak w przepisach podatkowych obowiązuje obecnie termin wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość.

Kto jest konsumentem w rozliczeniach OSS?

Konsumentem jest najczęściej osoba fizyczna, która kupuje towar lub usługę na potrzeby prywatne i nie prowadzi w związku z tym działalności gospodarczej.

Zasady WSTO mogą dotyczyć również sprzedaży na rzecz innych podmiotów, które nie mają obowiązku rozliczenia wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, na przykład niektórych podatników zwolnionych z VAT.

Samo wystawienie faktury nie przesądza jeszcze, czy dana transakcja jest sprzedażą B2B czy B2C. Znaczenie mają status nabywcy, cel zakupu oraz to, czy klient posługuje się ważnym numerem VAT UE.

Limit sprzedaży 10 000 euro

Dla WSTO oraz transgranicznych usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych obowiązuje wspólny limit wynoszący 10 000 euro netto. W Polsce jego równowartość wynosi 42 000 zł.

Limit nie jest liczony osobno dla każdego kraju. Obejmuje łączną wartość:

• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość,
• usług telekomunikacyjnych,
• usług nadawczych,
• usług elektronicznych

świadczonych konsumentom z innych państw Unii Europejskiej.

Przy ustalaniu limitu należy uwzględnić sprzedaż w bieżącym i poprzednim roku kalendarzowym.

Co się dzieje po przekroczeniu limitu 10 000 euro?

Po przekroczeniu limitu miejscem opodatkowania sprzedaży jest co do zasady państwo, w którym znajduje się konsument lub w którym kończy się transport towaru.

Przedsiębiorca powinien wtedy:

• naliczyć VAT według stawki obowiązującej w kraju klienta oraz
• zarejestrować się do VAT w poszczególnych państwach konsumpcji albo
• skorzystać z procedury VAT OSS.

Rejestracja do OSS jest dobrowolna, ale po jej wyborze procedurę należy stosować do wszystkich transakcji objętych danym rodzajem procedury, a nie tylko do sprzedaży w wybranym kraju.

Przedsiębiorca może również dobrowolnie wybrać opodatkowanie w państwie konsumpcji jeszcze przed przekroczeniem limitu. Taki wybór wiąże go zasadniczo przez dwa kolejne lata kalendarzowe.

Sprzedaż poniżej limitu 10 000 euro

Jeżeli łączna wartość WSTO oraz transgranicznych usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych nie przekroczyła 10 000 euro netto ani w bieżącym, ani w poprzednim roku, sprzedaż może być rozliczana według zasad obowiązujących w Polsce.

Warunkiem jest między innymi posiadanie siedziby działalności gospodarczej tylko w jednym państwie członkowskim oraz wysyłanie towarów z tego państwa.

Limit 10 000 euro nie dotyczy wszystkich usług świadczonych konsumentom. W przypadku innych usług miejsce opodatkowania trzeba ustalić zgodnie z przepisami właściwymi dla danego rodzaju świadczenia.

Jakie usługi można rozliczać w VAT OSS?

Procedura unijna OSS może obejmować usługi świadczone konsumentom, jeżeli miejscem ich opodatkowania jest inne państwo UE niż państwo, w którym przedsiębiorca ma siedzibę.

Procedura VAT OSS może obejmować między innymi:

• pośrednictwo,
• świadczenia związane z nieruchomościami, w tym zakwaterowanie, usługi rzeczoznawców, architektów oraz nadzoru budowlanego,
• transport osób i towarów,
• działalność związaną z kulturą, sztuką, sportem, nauką, edukacją, targami i rozrywką,
• czynności pomocnicze do transportu oraz prace wykonywane na rzeczowym majątku ruchomym,
• usługi restauracyjne i cateringowe,
• wynajem środków transportu,
• telekomunikację, nadawanie oraz usługi elektroniczne.

Nie jest to zamknięta lista. Zakres procedury zależy przede wszystkim od tego, gdzie zgodnie z przepisami znajduje się miejsce świadczenia i opodatkowania konkretnej usługi.

W przeciwieństwie do WSTO limit 10 000 euro nie ma zastosowania do większości pozostałych usług. Może się więc zdarzyć, że już pierwsza usługa wykonana dla konsumenta z innego państwa UE będzie podlegała opodatkowaniu w kraju klienta.

Czy podatnik zwolniony z VAT może korzystać z OSS?

Tak. Z procedury OSS może korzystać zarówno podatnik VAT czynny, jak i przedsiębiorca korzystający w Polsce ze zwolnienia podmiotowego.

Od 1 stycznia 2026 roku krajowy limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł. Nie należy jednak mylić go z unijnym limitem 10 000 euro dotyczącym WSTO oraz usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych.

Zwolnienie z VAT stosowane w Polsce nie oznacza automatycznie, że sprzedaż dla konsumentów w innych krajach również będzie zwolniona. Jeżeli miejscem opodatkowania jest państwo klienta, może powstać obowiązek naliczenia zagranicznego VAT i rozliczenia go w OSS.

Czego nie można rozliczyć w OSS?

Procedura OSS nie obejmuje każdej transakcji zagranicznej. Nie rozlicza się w niej między innymi:

• sprzedaży krajowej na rzecz konsumentów w Polsce,
• sprzedaży lokalnej w innym państwie, jeżeli towar nie jest transportowany między państwami UE,
• transakcji B2B rozliczanych na zasadach właściwych dla podatników,
• wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
• importu towarów spoza Unii Europejskiej,
• podatku naliczonego od zakupów i kosztów działalności.

W przypadku sprzedaży na odległość towarów importowanych spoza UE można w określonych sytuacjach zastosować odrębną procedurę IOSS. Dotyczy ona przesyłek o wartości rzeczywistej nieprzekraczającej 150 euro.

OSS nie zawsze eliminuje też obowiązek lokalnej rejestracji VAT. Może być ona potrzebna na przykład wtedy, gdy przedsiębiorca przechowuje towary w magazynie znajdującym się w innym państwie UE, dokonuje lokalnych dostaw albo wykonuje transakcje nieobjęte procedurą.

Jak zarejestrować się do VAT OSS?

Polski przedsiębiorca rejestruje się do procedury unijnej OSS na formularzu VIU-R.

Zgłoszenie można złożyć elektronicznie:

• w e-Urzędzie Skarbowym albo
• za pośrednictwem systemu e-Deklaracje.

Właściwym organem dla procedury OSS jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Przed rejestracją warto sprawdzić:

• rodzaj wykonywanej sprzedaży,
• status nabywców,
• państwa rozpoczęcia i zakończenia transportu,
• miejsce przechowywania towarów,
• wysokość sprzedaży objętej limitem 10 000 euro,
• stawki VAT obowiązujące w krajach klientów.

Deklaracja VIU-DO i terminy rozliczenia OSS

Przedsiębiorca korzystający z unijnej procedury OSS składa deklarację VIU-DO za każdy kwartał kalendarzowy.

Terminy składania deklaracji są następujące:

• za pierwszy kwartał — do 30 kwietnia,
• za drugi kwartał — do 31 lipca,
• za trzeci kwartał — do 31 października,
• za czwarty kwartał — do 31 stycznia następnego roku.

Termin nie przesuwa się na kolejny dzień roboczy, jeżeli ostatni dzień miesiąca przypada w sobotę, niedzielę albo święto.

Deklarację należy złożyć również wtedy, gdy w danym kwartale nie wystąpiła sprzedaż objęta OSS. W takim przypadku składa się deklarację zerową.

VIU-DO jest odrębna od polskiego pliku JPK_V7. Transakcji rozliczanych w procedurze OSS nie należy traktować jak zwykłej sprzedaży krajowej.

Jak zapłacić VAT w procedurze OSS?

Deklarację VIU-DO oraz należny podatek trzeba rozliczyć najpóźniej do końca miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.

Rozliczenie prowadzone jest w euro. Podatek oblicza się z zastosowaniem stawek VAT obowiązujących w państwach konsumpcji.

Po złożeniu deklaracji przedsiębiorca otrzymuje unikatowy numer referencyjny UNR. Numer ten należy prawidłowo wskazać w tytule przelewu, ponieważ służy do przypisania płatności do konkretnej deklaracji.

Korekta deklaracji VAT OSS

Jeżeli po złożeniu VIU-DO przedsiębiorca stwierdzi błąd, korektę dotyczącą okresów od 1 lipca 2021 roku wykazuje co do zasady w jednej z kolejnych deklaracji OSS.

Korekty można wprowadzać elektronicznie przez trzy lata od dnia, w którym upłynął termin złożenia pierwotnej deklaracji.

Po upływie tego okresu albo po zakończeniu korzystania z procedury może być konieczne rozliczenie korekty bezpośrednio z właściwym państwem konsumpcji.

Ewidencja sprzedaży w VAT OSS

Przedsiębiorca korzystający z OSS musi prowadzić szczegółową ewidencję transakcji objętych procedurą.

Ewidencja powinna umożliwiać sprawdzenie między innymi:

• państwa konsumpcji,
• rodzaju sprzedanego towaru lub wykonanej usługi,
• daty transakcji,
• podstawy opodatkowania,
• zastosowanej stawki VAT,
• kwoty należnego podatku,
• otrzymanych płatności,
• dokonanych korekt,
• informacji wykorzystanych do ustalenia miejsca zamieszkania lub pobytu klienta.

Dokumentację należy przechowywać elektronicznie przez 10 lat od zakończenia roku, w którym przeprowadzono daną transakcję. Na żądanie organu podatkowego ewidencja powinna zostać udostępniona w formie elektronicznej.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu VAT OSS

Do częstych nieprawidłowości należą:

• stosowanie polskiej stawki VAT mimo przekroczenia limitu 10 000 euro,
• liczenie limitu osobno dla każdego państwa UE,
• nieuwzględnianie usług elektronicznych przy obliczaniu wspólnego limitu,
• rozliczanie w OSS sprzedaży krajowej lub transakcji B2B,
• stosowanie niewłaściwej stawki VAT kraju konsumenta,
• pomijanie deklaracji zerowych,
• nieuwzględnianie obowiązków wynikających z magazynowania towarów za granicą,
• błędne przeliczanie wartości sprzedaży i podatku na euro,
• brak dokumentów potwierdzających państwo konsumpcji,
• nieprawidłowy numer UNR w tytule przelewu.

Dlaczego warto skorzystać z pomocy przy rozliczeniu VAT OSS?

Sprzedaż internetowa na rynku unijnym wymaga prawidłowego określenia statusu klienta, miejsca opodatkowania, właściwej stawki VAT oraz zakresu transakcji objętych OSS.

Błąd może prowadzić do zaległości podatkowych w kilku państwach jednocześnie. Szczególnej analizy wymagają firmy korzystające z zagranicznych magazynów, platform sprzedażowych, usług fulfillment lub modeli takich jak Amazon FBA.

ERGO pomaga przedsiębiorcom w analizie obowiązków związanych ze sprzedażą zagraniczną, rejestracji do VAT OSS oraz prawidłowym przygotowaniu rozliczeń.

Skontaktuj się z nami, jeżeli sprzedajesz towary lub usługi konsumentom z innych państw Unii Europejskiej i chcesz sprawdzić, czy Twoja firma powinna korzystać z procedury OSS.

Najczęściej zadawane pytania o VAT OSS:

Czy rejestracja do VAT OSS jest obowiązkowa?

Nie. OSS jest procedurą dobrowolną. Po przekroczeniu limitu przedsiębiorca może zamiast niej zarejestrować się do VAT osobno w każdym państwie, w którym powstaje obowiązek podatkowy.

Czy limit 10 000 euro obowiązuje osobno dla każdego kraju?

Nie. Jest to wspólny limit dla wszystkich państw UE i dla łącznej wartości WSTO oraz transgranicznych usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych.

Czy sprzedaż dla polskich klientów wykazuje się w OSS?

Nie. Sprzedaż krajową rozlicza się według zasad obowiązujących w Polsce.

Czy podatnik zwolniony z VAT może zarejestrować się do OSS?

Tak. Podatnik korzystający w Polsce ze zwolnienia podmiotowego również może zarejestrować się do procedury OSS.

Jak często składa się deklarację VIU-DO?

Deklarację w unijnej procedurze OSS składa się kwartalnie, do końca miesiąca następującego po zakończeniu danego kwartału.